En virksomhed får mange fordele med expense management

Expense management

Har du hørt om expense management? For alle virksomheder, der skal betale for medarbejdere, giver det mening at investere i expense management. Der er flere og flere virksomheder, der sender deres medarbejdere ud i verden på forretningsrejser. Det kan være for at komme til møde, sprede virksomhedens budskab eller noget helt tredje. Uanset hvad vil det i det tilfælde være virksomheden, der betaler. Det betyder, at der skal holdes styr på kvitteringer, så udgifterne kan regnes sammen til sidst og godtgøres hos medarbejderen. Uden expense management vil det mange gange være en besværlig proces at skulle udføre dette regnskab. Ikke alene skal medarbejderen holde styr på hver eneste udgift og gemme sine kvitteringer, der skal også sidde en regnskabsmedarbejder i den anden ende med en stor mængde papirarbejde. Papirarbejde er tungt, tager lang tid og øger risikoen for fejl. Derfor kan det være en stor fordel at søge nyere og smartere løsninger – eksempelvis ved hjælp af expense management.

Flere virksomheder gør brug af forretningsrejser

Vi lever i en verden, der hele tiden er i rivende udvikling. Det gælder på flere fronter. Vores verden er i gang med en omfattende globalisering, hvilket betyder, at den bliver mindre. Grænserne bliver mere hullede, hvilket indbyder til mere og tættere samarbejde landene imellem. Det betyder, at for mange virksomheder giver det god mening at sende medarbejdere ud i verden som repræsentanter. Derfor er forretningsrejser langt mere brugte i dag, end det var tilfældet tidligere. Det medfører en del mere papirarbejde for den medarbejder i regnskabsafdelingen, der skal sørge for godtgørelsen. Men i dag er der mulighed for, at man via expense management kan gøre den proces langt nemmere og hurtigere.

Papirløs rejseafregning i skyen

Det er ikke kun globaliseringen, der har taget verden med storm. Vores verden er på få år også blevet digitaliseret. Den teknologiske udvikling har givet internet til næsten alle verdenshjørner, hvilket giver helt nye muligheder. Blandt andet inden for rejseafregning. Med den nye udvikling kom smartphonen og med den kom de smarte apps. I dag er der næsten ikke grænser for, hvad en app kan bruges til. Og derfor findes der naturligvis også en app til rejseafregning. På den måde kan man klare rejseafregningen fra sin telefon. Alle udgifter bliver lagret i skyen og sendt hjem til regnskabsmedarbejderen, der derved er fri for at skulle sidde med papirer. En expense management app gør processen med rejseafregning nemmere, hurtigere og smartere for begge parter.

Expense management kan ses som en investering

Papirarbejde er både tungt og tidskrævende. Manuel rejseafregning kan tage helt op til 60 minutter pr. afregning. Hvis man har mange medarbejdere ude i verden, kan det hurtigt løbe op i mange timer, og derved penge, der bruges på netop rejseafregning. Ved hjælp en app som Acubiz kan man strømline og optimere processen, så den kommer ned på blot 5 minutter. Det hele klares elektronisk og automatisk, så man er fri for eventuelle tastefejl, der kan give problemer senere hen. Man sparer altså mange penge som virksomhed ved at gå over til et expense management system. Enhver succesfuld virksomhed er klar over, at tid er penge. At spare tid via expense management kan altså anses som en investering, idet man sparer mange minutter og timer, der kan bruges andet steds. Samtidig er det mange gange nemt at implementere et expense management system, og medarbejdere i begge ender af rejseafregningen vil takke ledelsen. Hvis man som virksomhed vil være med på det nye, er der mange gode muligheder at udnytte. Expense management med en app er en af dem. Som virksomhed kan det altså godt betale sig at se nærmere på muligheden.